Consigli per migliorare la comunicazione scritta della vostra impresa
Nelle Piccole e Medie imprese italiane raramente è presente una figura professionale che si occupa a tempo pieno della comunicazione dell’azienda. Non stupisce, quindi, che sia ancora più raro trovare una persona che abbia competenze specialistiche nella scrittura di testi professionali. Nel nostro paese si affida la stesura dei testi alla segretaria o a qualche altro dipendente, solo perché a scuola “prendeva 7 ai compiti di italiano”, come capita spesso di sentire. "Bad form, bad business". "Cattiva forma, cattivi affari".La soluzione più giusta sarebbe rivolgersi ad agenzie come la nostra, specializzate nella fornitura di contenuti e nella scrittura professionale. Cosa che accade, di solito, dopo un “trauma”: ad esempio un errore sulle 10.000 brochure appena stampate, quando si vedono andare in fumo diverse migliaia di euro. Non ci aspettiamo che l’Italia diventi presto come i paesi anglossassoni, dove anche le aziende piccolissime e i singoli manager fanno ricorso a professionisti della scrittura (business writer).Succederà, ma non a breve. Mentre continuiamo a lavorare con le aziende che hanno già compreso l’importanza di avere i contenuti giusti, ci permettiamo di dare alcuni consigli a quelle che non l’hanno ancora fatto.
7 piccole, grandi domande
Quelle che seguono sono alcune delle domande che ogni nostro redattore si fa prima di cominciare a scrivere. Valgono per una lettera commerciale o un’email così come per i testi di una brochure o di un sito web. Accertatevi di aver risposto a tutte queste domande prima di far uscire qualsiasi testo dalla vostra impresa o agenzia. Vi assicuriamo che la vostra comunicazione scritta ne trarrà molti benefici.
Chi sono i miei lettori?
Prima di cominciare a scrivere, analizzate chi sono i vostri lettori. Cercate di definirne l'età, il sesso, il livello di istruzione, la professione gli interessi e tutto quanto può aiutarvi a immaginarli come delle persone a cui state parlando da vicino.
Cosa li spinge a leggere?
Sono alla ricerca di informazioni? Stanno leggendo per divertimento? Hanno comprato un vostro prodotto e vogliono usarlo al meglio? Cercate di comprendere le ragioni principali per cui i lettori leggono un testo che riguarda la vostra impresa.
Quali informazioni possiedono sull'oggetto del testo?
Sono nuovi lettori dell'argomento, hanno una conoscenza generale o sono degli esperti della materia? Più i lettori sono esperti, più potrete utilizzare termini tecnici ed entrare nello specifico dell'argomento.
Qual è l'oggetto della comunicazione?
Individuate un solo oggetto della comunicazione. Evitate di voler dire tante cose in un solo messaggio. E' già molto difficile ottenere attenzione su un solo argomento; mettendo insieme più messaggi non ne avreste nessuna creando solo confusione. Cercate di esprimere questo oggetto in una sola riga di testo. Ad esempio: il nuovo software XYZ.
Qual è l'obiettivo della comunicazione?
Stabilite l'obiettivo per cui state scrivendo. Volete informare i vostri clienti su un nuovo prodotto, convincere i vostri dipendenti a lavorare meglio, persuadere il direttore commerciale di un'azienda a comprare la vostra merce, intimare ad un cliente di pagare una fattura già scaduta. In una buona comunicazione scritta si devono incrociare diversi obiettivi: una lettera commerciale, ad esempio, deve fornire informazioni ma anche convincere e stimolare una risposta positiva.
Cosa voglio che facciano dopo aver letto questo testo? Rispondete a questa domanda in modo pratico: voglio che chiamino il servizio clienti per ricevere informazioni; voglio che vadano in negozio a presentare il buono omaggio; voglio che vadano sul sito web a cercare ulteriori informazioni e così via. Rendete esplicito questo obiettivo invitando il lettore a rispondere alla vostra comunicazione.
Cosa scrivere nei testi?
Se avete risposto alle precedenti domande avete già una parte della risposta a questa domanda. Un redattore professionista ha delle tecniche per raccogliere il materiale, scriverlo, correggerlo. Per un non professionista è più difficile. L’importante è che siate:
* Chiari
* Concisi
* Corretti
* Cortesi
* Colloquiali
* Convincenti
* Completi
Il testo che ne verrà fuori non sarà perfetto ma neanche una degli orrori che si leggono in giro. Ultima annotazione. La cura formale dei testi è fondamentale. Rivedete e correggete fino alla noia prima di far uscire la comunicazione dalla vostra azienda.
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