Scrivere un comunicato stampa

Le cose da fare e da non fare
Un comunicato stampa è un messaggio che un’azienda invia ai mezzi di comunicazione per portarli a conoscenza di notizie che la riguardano. Se la notizia è interessante per i lettori e per il giornalista, da quel comunicato stampa nascerà un servizio giornalistico. Il vantaggio per l’azienda è immediato: ne otterrà una visibilità credibile, perché i mezzi di comunicazione danno spazio solo alle cose importanti; questa visibilità sarà gratis, perché non è pagata come avviene per la pubblicità. Ecco alcune regole per scrivere un buon comunicato stampa.

Il titolo
Pensate ai cartelli che incontrate lungo l’autostrada mentre correte a 130 km. Non c’è scritto: tra 1500 metri uscita per una cittadina di 32.586 abitanti denominata Cassino. C’è scritto Cassino, Città dell’Abbazia Benedettina. Il giornalista che riceve il vostro comunicato stampa è come un automobilista in autostrada a 130 km che non ha un’idea precisa di dove uscire e deve decidere sulla base della “simpatia” che gli ispirano i cartelli. I cartelli sono i titoli dei comunicati stampa che riceve ogni giorno nella sua casella email: il vostro titolo è uno di questi cartelli. Per catturare l’attenzione del giornalista, avete a disposizione solo le 7-10 parole del titolo. Condensate il contenuto del comunicato, ma non fate un semplice riassunto: promettete al giornalista che nel corpo del messaggio troverà notizie per scrivere un articolo interessante per i suoi lettori. Siate suggestivi ma concreti.

Primo paragrafo del testo
Qui può aiutarvi la più classica delle regole del giornalismo. Dite subito Chi, Cosa, Come, Dove, Quando e Perché. Questo paragrafo deve condensare tutte le informazioni contenute nel comunicato e che saranno approfondite nel corpo del messaggio. Comunicate una sola notizia che sia interessante sia per il giornalista che deve decidere se pubblicarla, sia per i lettori che la leggeranno.

Corpo del messaggio
Qui le nostre abitudini di scrittura divergono rispetto a molti Uffici Stampa che offrono il servizio di scrittura e diffusione dei comunicati. Molti di questi consigliano di usare la classica tecnica della piramide invertita: prima le notizie più importanti, poi quelle di media importanza e alla fine del corpo del messaggio, le informazioni di supporto. Così se il giornalista non legge l’ultima parte per motivi di tempo, non avrà perso le informazioni importanti. L’approccio è giusto e sempre valido, ma noi ne consigliamo uno diverso. La grande quantità di informazioni che i giornalisti si trovano a dover trattare e la selezione a cui sono costretti, non viene compiuta solo sulla “notiziabilità” delle informazioni contenute nel comunicato stampa ma anche sullo stile di scrittura del comunicato. In molti casi, l’invio di un comunicato con un approccio di scrittura più creativo e con una struttura già quasi completamente definita si assicura un vantaggio rispetto ad un comunicato che invia solo le informazioni essenziali e lascia al giornalista il compito di doverlo scrivere. In sintesi: al giornalista cercate di spedire una articolo già finito e scritto secondo il suo stile. Vi ringrazierà con la pubblicazione.

Contatti
In un giornale ci sono esigenze che variano continuamente. Può accadere che il giornalista abbia un box di mille battute che decide di riempire con il vostro comunicato stampa, così come può accadere (e accade) che all’ultimo momento “salti” un servizio di mezza pagina che doveva essere pubblicato. A questo punto per il vostro comunicato si aprono interessanti prospettive di pubblicazione. Ma per riempire mezza pagina non bastano le poche informazioni che avete inviato con il comunicato. Rendete facile al giornalista procurarsi altre informazioni (senza dover per forza alzare il telefono e chiamarvi). Insieme al vostro nome e numero di telefono, indicate un indirizzo email a cui scrivervi per potervi contattare. L’ideale, però, è indicare insieme al comunicato un link ad un sito web dove il giornalista possa procurarsi informazioni più dettagliate sull’argomento del comunicato. L’ideale è costruire, prima dell’invio del comunicato, una Cartella Stampa da pubblicare in una specifica sezione del sito.

Le cose da fare e da non fare
Un comunicato stampa non è pubblicità. Il giornalista che legge il vostro comunicato stampa non ha alcun interesse a scrivere che la vostra è un‘azienda bella e importante. Deve scrivere una storia che interessi i suoi lettori e gli eviti di essere licenziato dal suo editore. Quindi, non usate il comunicato come una pagina pubblicitaria. Non scrivete noi siamo i migliori, siamo i più economici, siamo i più seri, siamo i più..più..più.

Non fate errori grammaticali; non scrivete con un linguaggio sciatto e povero; non usate frasi inflazionate.

Prima di inviare il comunicato, verificate nomi, date, didascalie delle foto. Fate lo stesso con il materiale di supporto.

Non disturbate il manovratore. Non chiamate il giornalista per spingerlo a pubblicare il vostro comunicato. Se è interessato, vi richiama lui per chiedervi altre informazioni.

Leggete le pubblicazioni a cui spedite i comunicati. Scoprite cosa potrebbe interessare il giornalista di quella pubblicazione e poi adattate lo stile dei vostri comunicati stampa.